Dự Phòng Phí Trong Dự Toán Xây Dựng: Nên Trích Bao Nhiêu %, Tính Thế Nào?

Trích dự phòng phí quá thấp thì thiếu vốn khi phát sinh thật xảy ra; trích quá cao thì tổng mức đầu tư khó được phê duyệt hoặc bị cắt giảm khi thẩm định — đây là bài toán cân bằng mà hầu như QS nào lập dự toán cũng gặp, nhưng lại ít khi được giải thích rõ ràng về căn cứ tính toán. Bài viết hệ thống lại dự phòng phí gồm những gì, khung pháp lý hiện hành quy định tỷ lệ ra sao, và cách tránh các sai lầm phổ biến khi lập lẫn khi sử dụng khoản mục này — tiếp nối bài Kiểm Soát Chi Phí Phát Sinh Trong Dự Án Xây Dựng và Biến Động Giá Vật Liệu Xây Dựng 2026.

1. Dự phòng phí là gì, gồm những cấu phần nào

Dự phòng phí là khoản mục chi phí được tính thêm vào tổng mức đầu tư/dự toán xây dựng công trình, nhằm dự trù cho các thay đổi chưa thể lường trước tại thời điểm lập dự toán. Theo quy định hiện hành, dự phòng phí gồm hai cấu phần tách biệt, mỗi cấu phần có cách xác định riêng¹:

• Dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh — dự trù cho phần khối lượng thực tế phát sinh thêm so với thiết kế đã duyệt (thay đổi thiết kế, điều kiện thi công thực tế khác hồ sơ, yêu cầu bổ sung của chủ đầu tư).
• Dự phòng cho yếu tố trượt giá — dự trù cho biến động giá vật liệu, nhân công, máy thi công trong suốt thời gian thực hiện dự án.

Hai cấu phần này không được gộp chung khi lập dự toán, vì bản chất rủi ro và cách tính khác nhau — nguyên tắc này không đổi qua các lần sửa đổi nghị định.

2. Khung pháp lý hiện hành

Từ 01/7/2026, dự phòng phí được quy định tại Nghị định số 206/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng — thay thế Nghị định số 10/2021/NĐ-CP². Cụ thể:

• Điều 6 quy định cấu trúc dự phòng phí trong tổng mức đầu tư xây dựng.
• Điều 12 khoản 7 quy định dự phòng phí trong dự toán xây dựng công trình, xác định bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng các khoản mục chi phí liên quan (chi phí xây dựng, thiết bị, quản lý dự án, tư vấn và chi phí khác)³.

Nghị định không quy định trực tiếp con số % cụ thể mà ủy quyền cho Bộ Xây dựng hướng dẫn chi tiết. Ngày 26/6/2026, Bộ Xây dựng đã ban hành Thông tư số 36/2026/TT-BXD, hiệu lực từ 01/7/2026, hướng dẫn phương pháp xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, trong đó nêu rõ mức dự phòng tối đa 10% trên tổng giá trị dự toán trước dự phòng⁴.

3. Tỷ lệ dự phòng cho khối lượng phát sinh — nên trích bao nhiêu %

Mức tối đa 10% theo Thông tư 36/2026/TT-BXD tiếp nối nguyên tắc đã áp dụng từ trước 01/7/2026: theo Nghị định 10/2021/NĐ-CP (văn bản đã được thay thế), tỷ lệ dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh (ký hiệu k_ps) được phân theo mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ dự án⁵:

• Dự án phải lập tổng mức đầu tư (có báo cáo nghiên cứu khả thi): k_ps ≤ 10%.
• Dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng (quy mô nhỏ, thiết kế đơn giản): k_ps ≤ 5%.

Lưu ý quan trọng: Thông tư 36/2026/TT-BXD xác nhận mức trần chung 10%, nhưng nội dung công khai hiện chưa cho thấy rõ liệu mức phân cấp ≤5% cho dự án lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật có được giữ nguyên như trước hay không. Với dự án quy mô nhỏ, QS nên đối chiếu trực tiếp toàn văn Thông tư 36/2026/TT-BXD (hoặc hỏi cơ quan chuyên môn thẩm định) trước khi áp dụng mức 5% như một mặc định, thay vì mặc nhiên suy diễn từ quy định cũ.

Công thức tính phần dự phòng cho khối lượng phát sinh kế thừa từ khung tính toán trước đây, mang tính nguyên tắc chung:

G_DP1 = (G_BT,TĐC + G_XD + G_TB + G_QLDA + G_TV + G_K) × k_ps

Trong đó các số hạng lần lượt là chi phí bồi thường/tái định cư, chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, và chi phí khác; k_ps là tỷ lệ dự phòng cho khối lượng phát sinh.

4. Dự phòng cho yếu tố trượt giá — tính thế nào

Khác với dự phòng khối lượng phát sinh (tính bằng % cố định), dự phòng cho yếu tố trượt giá được xác định dựa trên thời gian thực hiện dự án theo kế hoạch (tính theo quý/năm) và chỉ số giá xây dựng phù hợp với loại công trình, có tính đến khả năng biến động giá trong nước và quốc tế³. Dự án thi công càng dài, dự phòng trượt giá càng cần tính kỹ theo diễn biến chỉ số giá thực tế của từng giai đoạn, thay vì áp một tỷ lệ % cố định như dự phòng khối lượng.

5. Bảng tổng hợp

Cấu phần	Căn cứ xác định	Mức tham khảo
Dự phòng khối lượng, công việc phát sinh	Tỷ lệ % trên tổng chi phí xây dựng + thiết bị + QLDA + tư vấn + chi phí khác	Tối đa 10% (Thông tư 36/2026/TT-BXD); tham chiếu cũ: ≤10% (dự án lập TMĐT) / ≤5% (báo cáo KT-KT) theo Nghị định 10/2021/NĐ-CP
Dự phòng yếu tố trượt giá	Thời gian thi công (quý/năm) × chỉ số giá xây dựng phù hợp loại công trình	Không cố định — phụ thuộc thời gian dự án và diễn biến chỉ số giá thực tế

6. Sai lầm thường gặp khi lập và sử dụng dự phòng phí

• Trích dự phòng quá thấp để tổng mức đầu tư “đẹp” hơn khi trình phê duyệt — hậu quả là thiếu vốn thật sự khi phát sinh xảy ra, phải xin điều chỉnh tổng mức đầu tư giữa chừng, kéo dài thủ tục.
• Gộp chung hai cấu phần dự phòng khối lượng và dự phòng trượt giá thành một dòng duy nhất, khiến việc giải trình khi quyết toán khó tách bạch nguyên nhân sử dụng.
• Hiểu nhầm dự phòng phí là “quỹ tự do” mà nhà thầu hoặc ban quản lý dự án có thể chủ động rút ra khi cần — trên thực tế đây vẫn là khoản mục phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt giải ngân theo từng phát sinh cụ thể, đúng nguyên nhân, đúng hồ sơ (xem thêm nguyên tắc xử lý phát sinh tại bài Kiểm Soát Chi Phí Phát Sinh).
• Không cập nhật dự phòng trượt giá theo diễn biến thực tế — lập một lần lúc đầu dự án rồi không đối chiếu lại với chỉ số giá xây dựng công bố định kỳ, dẫn đến dự phòng không còn sát với biến động thị trường khi dự án kéo dài hơn dự kiến.

Câu hỏi thường gặp

Dự phòng phí có bắt buộc phải trích đủ mức tối đa cho phép không? Không. Mức 10% (hoặc mức phân cấp theo loại dự án) là trần tối đa, không phải mức bắt buộc — đơn vị lập dự toán cần đánh giá thực tế mức độ rủi ro của dự án (độ phức tạp thiết kế, điều kiện địa chất, thời gian thi công) để chọn tỷ lệ phù hợp, không mặc định lấy mức trần cho mọi dự án.

Nếu dự phòng phí không dùng hết thì xử lý thế nào? Phần dự phòng không sử dụng hết khi quyết toán dự án hoàn thành được xử lý theo quy định về quyết toán vốn đầu tư xây dựng — không tự động chuyển thành lợi nhuận của nhà thầu hay khoản chi tùy nghi của ban quản lý dự án.

Dự phòng phí có tính riêng cho từng gói thầu hay tính chung cho cả dự án? Về nguyên tắc, dự phòng phí được xác định trong tổng mức đầu tư/dự toán ở cấp độ dự án; việc phân bổ và sử dụng cho từng gói thầu cụ thể cần theo cơ chế quản lý nội bộ của chủ đầu tư, đảm bảo tổng mức sử dụng không vượt quá dự phòng đã duyệt của toàn dự án.

Kết luận

Dự phòng phí không phải là con số ước lượng tùy ý, mà là khoản mục có căn cứ pháp lý rõ ràng, gồm hai cấu phần cần tính tách biệt: khối lượng phát sinh (theo tỷ lệ % trần quy định) và trượt giá (theo thời gian thi công và chỉ số giá). QS phụ trách lập dự toán nên đối chiếu trực tiếp Thông tư 36/2026/TT-BXD cho từng loại dự án cụ thể thay vì áp dụng máy móc một tỷ lệ cố định, đồng thời giữ kỷ luật tách bạch hai cấu phần dự phòng ngay từ khi lập tổng mức đầu tư để việc giải trình, quyết toán về sau được minh bạch.

---

Bạn đang làm QS và cần thêm tài liệu về kiểm soát chi phí, lập dự toán xây dựng? Ghé minhanqs.com để xem thêm!

---

Chú thích

Lưu ý: Bài viết mang tính chất tổng hợp, tham khảo, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc tư vấn chi phí chuyên môn. Khi áp dụng cho dự án cụ thể, luôn đối chiếu với toàn văn Thông tư 36/2026/TT-BXD và văn bản pháp luật còn hiệu lực tại thời điểm lập dự toán.

Footnotes

1. Nghị định số 206/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, Điều 6 và Điều 12 khoản 7; có hiệu lực từ 01/7/2026. ↩

2. Nghị định số 206/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 09/02/2021 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, kể từ 01/7/2026. ↩

3. Nghị định số 206/2026/NĐ-CP, Điều 12 khoản 7 — chi phí dự phòng gồm dự phòng cho khối lượng/công việc phát sinh (tính theo % trên tổng các khoản mục chi phí liên quan) và dự phòng cho yếu tố trượt giá (xác định theo thời gian thực hiện dự án và chỉ số giá xây dựng). ↩ ↩²

4. Thông tư số 36/2026/TT-BXD ngày 26/6/2026 của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung, phương pháp xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng, hướng dẫn chi tiết khoản 7 Điều 12 Nghị định số 206/2026/NĐ-CP; có hiệu lực từ 01/7/2026. ↩

5. Nghị định số 10/2021/NĐ-CP (văn bản đã được Nghị định 206/2026/NĐ-CP thay thế từ 01/7/2026), quy định tỷ lệ dự phòng cho khối lượng, công việc phát sinh (k_ps) theo mức độ hồ sơ dự án: ≤10% đối với dự án lập tổng mức đầu tư, ≤5% đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng. ↩